Comparativ cu alte evenimente, intalnirile corporate urmeaza alte reguli in legatura cu organizarea. Aceste evenimente tin cont de cultura organizationala a companiei. Prin urmare o prima regula de organizare a unui eveniment pentru firma este sa aflati cat mai multe detalii cu privire la compania pentru care se va organiza evenimentul. Nu uitati de serviciile de livrare mancare la domiciliu.
Exista si o lista cu intrebari la care trebuie sa aflati raspunsul inainte de a face demersuri de organizare. Care este tema evenimentului si ce mesaj ar trebui transmis prin eveniment?
- Cate persoane vor participa si cine sunt ele?
- Cine participa din conducerea firmei?
- Care este bugetul alocat?
Pentru fiecare din aceste intrebari veti gasi o serie de raspunsuri, care sa va ajute sa definiti un plan de actiune pentru pregatirea evenimentului. Exista si un scenariu pe care il puteti face in functie de aceste raspunsuri.
Poate fi vorba despre implinirea a 10 ani de la infiintare. Mesajul transmis poate fi legat de seriozitatea firmei.
Elaborarea unei liste de invitati se va face si se va confirma inainte de a incepe sa elaborati bugetul si detaliile legate de organizare. Dupa ce stabiliti persoanele care trebuie sa vina va dura minim o saptamana pentru a transmite invitatiile si pentru a astepta confirmarile. Veti avea surpriza ca nu toti cei care vor confirma prezenta.
Tipologia invitatilor va ajuta sa decideti toate celelalte aspecte legate de organizare precum decorul, locatia si tipul de activitati de entertainment utilizate si materialele promotionale oferite.
Sefii vor avea un statut aparte in organizarea evenimentelor corporate. Indiferent ca e vorba despre o simpla conferinta de prezentare sau despre o petrecere informala, sefii ar trebui pozitionati corect in mijlocul partenerilor sau angajatilor. In cazul in care este vorba de conferinte, seful este moderatorul si, daca este vorba despre petreceri nonformale, el va fi anfitrionul.
Dupa ce ati stabilit numarul de invitati, cadourile oferite, locatia si decorul pentru sali, veti avea toate datele pentru a face un buget cat mai realist. Atentie la detalii. Bugetul poate fi supus oricand incercarilor de ultima ora. In cazul in care aveti un buget care trebuie aprobat, faceti si o estimare rotunjita in plus a costurilor pentru a nu fi nevoiti sa cereti o suplimentare a bugetului.
